近年古物商として起業する方が増えており、その背景には古物商が数少ない成長市場になっていることが考えられます。

そんな古物商として開業し取引する際には、古物台帳を書く必要があります。

しかし、買取を始めていざ古物台帳を書こうとする際に、

• 古物台帳の書き方がわからない
• 罰則が心配だけど対策の仕方がわからない
• 業務を円滑にするため古物台帳の管理を効率化したいがやり方がわからない

という悩みを持った方が多いのではないでしょうか。

このような悩みを解決できるよう、今回は古物台帳の書き方や管理に最適なシステムをご紹介していますので、ぜひご覧ください。

古物台帳とは？

古物台帳とは古物の取引を記録に残しておく帳簿のことです。

古物営業法で定められているように古物台帳の書いて残さないといけないので、古物台帳について理解が必要です。

ここからは、古物台帳について説明させていただきます。

そもそも古物台帳とは？

古物台帳とは、一定の品目を取引する場合や金額が1万円以上の古物を取引する際に、取引する情報を記載・記録をする台帳のことを言います。

なお、古物台帳にはいつ、誰が、どんな古物を購入したかを具体的に記載する必要があり、いつでも過去の取引を確認できるような状態にしておく必要があります。

台帳を記載する理由は、盗品が流通した場合に古物台帳の情報を基に捜査を行い早期解決を図るためです。

そのため、古物台帳に記載するべき内容が定められています。

古物台帳を記載する取引

古物台帳は売買の金額により記載が必要なケースとそうでないケースがあります。

金額の条件は、売買価格が1万円以上と1万円未満の2つのパターンに分けられます。

ここからは、1万円以上と1万円未満での項目別の記載の有無と身分確認の有無を説明させていただきます。

売買価格1万円以上の場合

売買価格1万円未満の場合

このように記載しなければいけない商品としなくてもよい商品が存在するため、注意する必要があり心配な場合はすべての古物で書くことをおすすめします。

特徴欄を省略できる取引

同じ品目をまとめて大量に仕入を行う場合には、特徴欄を省略することが可能です。

そのため、まとめて買った古物の特記事項を1つだけ書いて他の同商品に関しては省略することができます。

古物商許可証を取得した地域の古物商防犯協会に問い合わせてみましょう。

古物台帳の取り扱い方法

ここからは古物台帳の取り扱いについて説明します。

古物台帳を書く上で知っておくべき、記載に必要な項目や、受入欄・払出欄の書き方、帳簿を作成しなくてよい取引、古物台帳の管理について記載していきます。

古物台帳の記載が必要な項目

記録に使用する帳簿の様式の指定ないですが、記載するべき項目はすべて帳簿に収める必要があります。

具体的な記載項目は6項目あります。

1. 古物の取引年月日（買取、販売、交換、レンタルを行った日）
2. 取引区分（買取、販売、交換など）
3. 品目と特徴（任天堂switchなどのように具体的に記載）
4. 数量（1品ごとにすることが原則）
5. 代価（受け入れた古物の金額）
6. 個人情報（住所、氏名、職業、年齢、個人情報の確認方法）

このような項目を古物台帳にすべて書く必要があります。

受入欄・払出欄の書き方

参考資料：警視庁

ここでは、古物台帳の記載が必要な項目である、受入欄に書くべき項目を説明させていただきます。

このように書くべき項目が決まっていますので、これを参考に書いてみてください。

使用している帳簿にすでに1度記載した方については氏名以外は異動のないものとし記載省略も可能です。

仕入れ方法によっても記載方法が異なる

古物台帳の記載内容は個人間取引、業者間取引、ネット仕入による取引方法によって異なります。

個人間取引の場合は本人確認が法律上必須になりますでの、本人確認書類を提示していもらう必要があります。

業者間取引の場合は法人の代表者または権限を持つ担当者を確認する必要があります。

ネット間取引の場合は最も相手を把握することが難しい取引です。

十分に個人情報を把握することができない場合は、ハンドルネームやニックネームでは本人確認条件を満たすことができないため、慎重に取引を行う必要があります。

仕入れ方法によって異なる記載方法についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

古物台帳の記入例を詳しく紹介！仕入れ方法別の書き方とよくあるミス

帳簿を作成しなくてもいい取引

古物台帳を記載する取引で解説したように、金額や品目などに応じて記載の有無は異なります。

そもそも帳簿を作成しなくてもよい場合もあります。

自ら売却した物品を当該の相手から買い取る場合や下取り額が0円の物を売る場合は帳簿を作成する必要がないです。

しかし、古物商業者によっては、不正防止のため法律上免除される場合であっても記載している業者もあります。

古物台帳の管理

古物台帳は必要事項などの様式は決められているが、必要事項さえ満たせば媒体は何であっても使用可能です。

そのため、古物台帳は用紙による管理以外にもPOSシステムやExcelを活用した電子ファイルなどで管理することができます。

POSシステムなどで管理すればペーパーレスで管理できるため電子で帳簿を行う事業者が多いです。

しかし、古物台帳の紛失やデータの消失・破損は罰則が与えられることもあるため注意が必要です。

古物商の防犯三大義務とは？

古物商として営業する上で古物営業法で定められている防犯の三大義務があります。

防犯三大義務は、「取引相手の確認義務」「不正品の申告義務」「帳簿等への記録義務」の3つです。

ここからは古物商が守るべき防犯三大義務について説明させていただきます。

取引相手の確認義務

古物の取引において、盗難などの商品等を持ち込んだ人を特定するためにも取引相手を確認することが重要です。

確認方法としては、運転免許証、健康保険被保険者証、マイナンバーカードなどの身分証明書の提示を受けることや署名文書の交付を受ける必要があります。

これ以外にも宅配買取などで、非対面で古物の取引をする場合についても古物営業法で定められています。

詳細については警視庁のホームページの「非対面取引における古物商の確認措置」でご確認下さい。

確認を怠ると営業停止処分や許可の取り消し処分のような罰則が与えられる可能性がありますので、防犯三大義務の1つである取引相手の確認は必ず確認しましょう。

不正品の申告義務

古物商として運営するにあたって、盗品の混入や不製品の疑いがある商品が流通しないためにも犯罪の防止と被害の迅速な対応が重要です。

もし、古物事業者として買取や交換を行う際に、取引している古物が盗難品やコピー品であった場合には直ちに警察へ申告する必要があります。

盗難品と知りながら買取を行うと、10年以下の懲役または50万円以下の罰金が発生する可能性があります。

古物商の業界をクリーンに保つためにも、防犯三大義務の1つである不正品の申告義務は必ず守りましょう。

帳簿等への記録義務

古物商では、取引相手が持ち込んだ商品や相手方の個人情報を書類や電子媒体などに記載し保管しておくことが必要です。

このようなデータを残しておくことで、窃盗や詐欺などの被害品が持ち込まれた際に犯人の特定の1つの手段となります。

そのため古物台帳をしっかり記載して残しておくことがとても重要であり、もし無くしてしまった際には所在地の所轄警察署に届け出を出す必要があります。

違反の際には、懲役6ヵ月または30万円以下の罰金が発生する可能性があります。

個人情報を取り扱う事業でもありますので、紛失した場合には他の罪に問われる場合もあるため防犯三大義務の1つである帳簿等への記録義務をしっかり守りましょう。

古物台帳の管理の重要性

先ほど防犯三大義務でも解説したように古物台帳の適切に取り扱うことはとても重要です。

ここからは古物台帳の管理の重要性について説明させていただきます。

古物台帳の保存期間

古物商では古物の売買の都度、古物台帳を書いて保存する必要があります。

古物台帳の保存期間は紙の帳簿、電子媒体を問わず3年間の保存が必要です。

なお、1万円未満の取引では前述したような例外も存在するため、すべてがこの限りではありません。

さらに、インボイス制度により古物台帳の保存期間が延長する場合がありますので、この内容については後程説明します。

古物台帳の保管期間について詳しく知りたい方はこちら

https://recore-pos.com/column_post/antique-ledger-retention-period/

顧客情報の管理

個人情報を漏らさないためにもしっかり顧客情報を管理することが重要になります。

しかし、顧客情報を取得することでチャンスであり、正しく使用すれば販促にも利用することが可能となります。

顧客の情報を販促するためのツールとして活用することで、リピート集客を行うことができリピート率やLTVの向上にもつながる可能性があります。

個人情報はしっかり管理しながら活用することで売上を上げる大きな武器になります。

インボイス制度における古物台帳の管理

2023年10月1日から開始されるインボイス制度とは、「適格請求書」を用いて仕入税額控除を受けるための制度です。

今までは帳簿のみの保存のみでしたが、インボイス制度導入後は仕入税額控除が認められるために、古物台帳と古物商特例又は質屋特例の対象となる旨が記載された総勘定元帳を保存する必要があります。

さらに、インボイス制度を受ける際、古物台帳の記入項目で「古物商特例の対象となる旨」について追記する必要があります。

それだけではなく、古物台帳の保存期間は3年間ですが、古物台帳を総勘定元帳と合わせて保存する場合の期間は7年間となります。

今までの古物台帳の保存期間と比べ、インボイス制度における保存期間は長くなるため注意が必要です。

【2024年最新】リユース事業者がインボイス制度によって注意するべき古物商特例とは？

古物台帳の管理にはReCOREにおまかせ

古物台帳の記入・管理における不安や手間を解消したいと考えている古物商の方にとって、クラウドPOSシステム「ReCORE（リコア）」は有力な選択肢です。
ReCOREは、買取・販売・在庫管理・顧客管理など、古物商の日々の業務を一元管理できるシステムで、古物営業法に対応した古物台帳機能も標準で備わっています。

ReCOREの基本機能

ReCOREは、以下のような機能を通じて、古物業務を効率化・可視化します。

古物台帳機能の特長

ReCOREの古物台帳機能は、実務上のニーズに対応した設計がなされており、日々の業務の中で自然に記録が蓄積されるため、記載漏れやミスを大幅に減らすことができます。

特長1：伝票から古物台帳への自動反映

買取伝票を作成すると、氏名・住所・年齢・商品情報などが自動で古物台帳に反映されます。
入力作業は一度きりで済み、古物台帳への二重記入は不要です。

特長2：本人確認書類の画像・番号も保存可能

本人確認書類の種類、番号、有効期限などをシステム上で管理できます。
必要に応じて、画像としてアップロードすることも可能で、立ち入り検査時にも証拠として提示可能です。

特長3：訂正・履歴管理で信頼性を担保

在庫情報の変更履歴が自動で記録され、「誰が、いつ、どこを修正したか」が明確に残ります。
手書き古物台帳では難しい訂正の透明性・正当性が確保されます。

特長4：古物台帳の出力・保存にも対応

Excel・Googleスプレッドシート用のファイル 、CSVで古物台帳を出力できるため、保管や提出にも対応しています。
クラウド保管と併用することで、万が一の災害時やシステム障害時にも安心です。

こんな方におすすめ

• 古物台帳の記入ミスや管理に不安がある
• 手書きでの記録に限界を感じている
• 複数店舗・複数スタッフで情報を共有・一元管理したい

ReCOREを活用した具体的な運用例

株式会社クリモ様

ReCOREの顧客管理ができる部分を大変重宝しています。

顧客管理については、古物台帳として紙で保存しなくて済むため省スペースなのと、

2回目以降の買取のお客様に関しては、身分証明書とReCOREのデータに相違がなければ、毎度記入しなくても済むため、業務の簡略化として助かっています。

個別の買取履歴も残るため、次の買取事の参考にもなって助かっています。

トレカの個品管理と顧客管理により、モノとヒトを繋ぐことができた初めてのPOS導入

お宝発見水口店様

ReCOREを導入したことで買取査定時に自社の過去の買取データを瞬時に確認できるようになり、接客時の顧客情報の確認や在庫の流れなどを可視化できるようになりました。

さらにTAYSと連携したことによりトレカをスキャンするだけで査定を行うことができるので、知見や知識の無いスタッフでも買取査定業務を効率的に行えるようになりました。

また買取をシステム上で管理できるため、古物台帳のペーパーレス化も実現しました。

TAYSとの連携により、トレカの査定業務の効率化を強力なサポート体制で実現！

国内主要7モールとAPI連携､同時出品をコスパ良く！｢セルモア｣

セルモアは、ネットショップ運営者向けに開発されたEC一元管理システムで、複数のECモールへの出品や受注管理を一元化できます。

セルモアには

• 一回の情報入力で、複数モールのページへ自動変換・同時出品する機能
• 複数のECモールに出品している商品の在庫情報を自動で連動する機能
• 複数のモールでの出品、受注、発送などの全体状況を一覧表示する機能

といった機能が搭載されているため、複数ECへの出品・管理を効率化が実現します。

メルカリShops、Yahoo!オークション、楽天ラクマ、Amazon、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Shopifyの7つのECモールと公式連携しているため、最大7モールの出品から受注、発送までの管理を行うことができます。

また、セルモアは、月額5,500円（税込）から利用できるため、ECを始めたばかりの方から、月商100万円を超え、複数のモールへの出品を検討している方まで、事業規模に応じて使いやすい料金体系となっております。

現在は無料トライアルも実施しています。

さらに、セルモアは「ReCORE」への出品データ引き継ぎもできるので、将来的にリユース事業全体をデジタル化したい方も安心して使い始めることができます。

まとめ

今回は古物台帳の書き方について説明させていただきました。

古物台帳を作成する際には個人情報を得る必要があるため、その管理方法や利用方法をしっかり考えることで利益の獲得に繋げられるようにすることが重要です。

ReCOREでは、買取の際に必ず必要な古物台帳の保存や個人情報の管理を行いながら、その顧客情報を活用し会員化や販促を行うことが可能です。

また、運用後に問題になりやすい買取業務の属人化やリユース業界に詳しいスタッフによるサポートを受けて頂けるため、ReCOREの導入を検討することをおすすめします。

リユース事業での業務効率化を行いたい方は、下記のボタンから問い合わせと資料ダウンロードをお試しください。