近年古物商として起業する方が増えており、その背景には古物商が数少ない成長市場になっていることが考えられます。

そんな古物商として開業し取引する際には、古物台帳を書く必要があります。

しかし、買取を始めていざ古物台帳を書こうとする際に、

• 古物台帳の書き方がわからない
• 罰則が心配だけど対策の仕方がわからない
• 業務を円滑にするため古物台帳の管理を効率化したいがやり方がわからない

という悩みを持った方が多いのではないでしょうか。

このような悩みを解決できるよう、今回は古物台帳の書き方や管理に最適なシステムをご紹介していますので、ぜひご覧ください。

古物台帳とは？

古物台帳とは古物の取引を記録に残しておく帳簿のことです。

古物営業法で定められているように古物台帳の書いて残さないといけないので、古物台帳について理解が必要です。

ここからは、古物台帳について説明させていただきます。

そもそも古物台帳とは？

古物台帳とは、一定の品目を取引する場合や金額が1万円以上の古物を取引する際に、取引する情報を記載・記録をする台帳のことを言います。

なお、古物台帳にはいつ、誰が、どんな古物を購入したかを具体的に記載する必要があり、いつでも過去の取引を確認できるような状態にしておく必要があります。

台帳を記載する理由は、盗品が流通した場合に古物台帳の情報を基に捜査を行い早期解決を図るためです。

そのため、古物台帳に記載するべき内容が定められています。

古物台帳を記載する取引

古物台帳は売買の金額により記載が必要なケースとそうでないケースがあります。

金額の条件は、売買価格が1万円以上と1万円以下の2つのパターンに分けられます。

ここからは、1万円以上と1万円以下での項目別の記載の有無と身分確認の有無を説明させていただきます。

売買価格1万円以上の場合

売買価格1万円以下の場合

このように記載しなければいけない商品としなくてもよい商品が存在するため、注意する必要があり心配な場合はすべての古物で書くことをおすすめします。

古物台帳の取り扱い方法

ここからは古物台帳の取り扱いについて説明します。

古物台帳を書く上で知っておくべき、記載に必要な項目や、受入欄・払出欄の書き方、帳簿を作成しなくてよい取引、古物台帳の管理について記載していきます。

古物台帳の記載が必要な項目

記録に使用する帳簿の様式の指定ないですが、記載するべき項目はすべて帳簿に収める必要があります。

具体的な記載項目は6項目あります。

1. 古物の取引年月日（買取、販売、交換、レンタルを行った日）
2. 取引区分（買取、販売、交換など）
3. 品目と特徴（任天堂switchなどのように具体的に記載）
4. 数量（1品ごとにすることが原則）
5. 代価（受け入れた古物の金額）
6. 個人情報（住所、氏名、職業、年齢、個人情報の確認方法）

このような項目を古物台帳にすべて書く必要があります。

受入欄・払出欄の書き方

参考資料：警視庁

ここでは、古物台帳の記載が必要な項目である、受入欄に書くべき項目を説明させていただきます。

このように書くべき項目が決まっていますので、これを参考に書いてみてください。

使用している帳簿にすでに1度記載した方については氏名以外は異動のないものとし記載省略も可能です。

帳簿を作成しなくてもいい取引

古物台帳を記載する取引で解説したように、金額や品目などに応じて記載の有無は異なります。

そもそも帳簿を作成しなくてもよい場合もあります。

自ら売却した物品を当該の相手から買い取る場合や下取り額が0円の物を売る場合は帳簿を作成する必要がないです。

しかし、古物商業者によっては、不正防止のため法律上免除される場合であっても記載している業者もあります。

古物台帳の管理

古物台帳は必要事項などの様式は決められているが、必要事項さえ満たせば媒体は何であっても使用可能です。

そのため、古物台帳は用紙による管理以外にもPOSシステムやExcelを活用した電子ファイルなどで管理することができます。

POSシステムなどで管理すればペーパーレスで管理できるため電子で帳簿を行う事業者が多いです。

しかし、古物台帳の紛失やデータの消失・破損は罰則が与えられることもあるため注意が必要です。

古物商の防犯三大義務とは？

古物商として営業する上で古物営業法で定められている防犯の三大義務があります。

防犯三大義務は、「取引相手の確認義務」「不正品の申告義務」「帳簿等への記録義務」の3つです。

ここからは古物商が守るべき防犯三大義務について説明させていただきます。

取引相手の確認義務

古物の取引において、盗難などの商品等を持ち込んだ人を特定するためにも取引相手を確認することが重要です。

確認方法としては、運転免許証、健康保険被保険者証、マイナンバーカードなどの身分証明書の提示を受けることや署名文書の交付を受ける必要があります。

これ以外にも宅配買取などで、非対面で古物の取引をする場合についても古物営業法で定められています。

詳細については警視庁のホームページの「非対面取引における古物商の確認措置」でご確認下さい。

確認を怠ると営業停止処分や許可の取り消し処分のような罰則が与えられる可能性がありますので、防犯三大義務の1つである取引相手の確認は必ず確認しましょう。

不正品の申告義務

古物商として運営するにあたって、盗品の混入や不製品の疑いがある商品が流通しないためにも犯罪の防止と被害の迅速な対応が重要です。

もし、古物事業者として買取や交換を行う際に、取引している古物が盗難品やコピー品であった場合には直ちに警察へ申告する必要があります。

盗難品と知りながら買取を行うと、10年以下の懲役または50万円以下の罰金が発生する可能性があります。

古物商の業界をクリーンに保つためにも、防犯三大義務の1つである不正品の申告義務は必ず守りましょう。

帳簿等への記録義務

古物商では、取引相手が持ち込んだ商品や相手方の個人情報を書類や電子媒体などに記載し保管しておくことが必要です。

このようなデータを残しておくことで、窃盗や詐欺などの被害品が持ち込まれた際に犯人の特定の1つの手段となります。

そのため古物台帳をしっかり記載して残しておくことがとても重要であり、もし無くしてしまった際には所在地の所轄警察署に届け出を出す必要があります。

違反の際には、懲役6ヵ月または30万円以下の罰金が発生する可能性があります。

個人情報を取り扱う事業でもありますので、紛失した場合には他の罪に問われる場合もあるため防犯三大義務の1つである帳簿等への記録義務をしっかり守りましょう。

古物台帳の管理の重要性

先ほど防犯三大義務でも解説したように古物台帳の適切に取り扱うことはとても重要です。

ここからは古物台帳の管理の重要性について説明させていただきます。

古物台帳の保存期間

古物商では古物の売買の都度、古物台帳を書いて保存する必要があります。

古物台帳の保存期間は紙の帳簿、電子媒体を問わず3年間の保存が必要です。

なお、1万円以下の取引では前述したような例外も存在するため、すべてがこの限りではありません。

さらに、インボイス制度により古物台帳の保存期間が延長する場合がありますので、この内容については後程説明します。

顧客情報の管理

個人情報を漏らさないためにもしっかり顧客情報を管理することが重要になります。

しかし、顧客情報を取得することでチャンスであり、正しく使用すれば販促にも利用することが可能となります。

顧客の情報を販促するためのツールとして活用することで、リピート集客を行うことができリピート率やLTVの向上にもつながる可能性があります。

個人情報はしっかり管理しながら活用することで売上を上げる大きな武器になります。

インボイス制度における古物台帳の管理

2023年10月1日から開始されるインボイス制度とは、「適格請求書」を用いて仕入税額控除を受けるための制度です。

今までは帳簿のみの保存のみでしたが、インボイス制度導入後は仕入税額控除が認められるために、古物台帳と古物商特例又は質屋特例の対象となる旨が記載された総勘定元帳を保存する必要があります。

さらに、インボイス制度を受ける際、古物台帳の記入項目で「古物商特例の対象となる旨」について追記する必要があります。

それだけではなく、古物台帳の保存期間は3年間ですが、古物台帳を総勘定元帳と合わせて保存する場合の期間は7年間となります。

今までの古物台帳の保存期間と比べ、インボイス制度における保存期間は長くなるため注意が必要です。

【リユース業者必見！】古物商はインボイス制度によってどうなる？

古物台帳の管理にはReCOREにおまかせ

ここまで古物台帳の書き方について紹介してきました。

古物商として経営することで他の業態との大きな違いは、古物台帳を取り扱う際に個人情報を得られるということです。

そのため、古物台帳の管理を適切に行うことはもちろんですが、個人情報の取り扱いを工夫することによってリピート顧客を作る事にも繋がる可能性があります。

これらを叶えるシステムとしてクラウドPOSシステムReCOREをご紹介させていただきます。

ReCOREでは自動で古物台帳を適切に管理しながら販促や買取機能などを強化することができるため、より最適な運営オペレーションにすることが可能です。

ここからは、古物台帳の管理に最適なReCOREの機能を詳しく説明させていただきます。

買取機能

古物商では、買取を行う際に古物台帳を記入する必要があります。

その際に、個人情報を取得し保管する必要がありますが、ReCOREではペーパーレスで身分証、古物台帳の管理が可能です。

1度情報を取得した顧客は会員としてReCOREに保存しておくことが可能で、会員化した顧客は2回目以降身分証の提示が不要になります。

また、買取査定を行うためには商材に関する専門的な知識が必要となるため、多くの古物事業者は買取査定を任せられるスタッフが限られてしまうことによる属人化が問題となっています。

ReCOREでは買取の属人化を脱却し均一な買取をサポートすることが出来るシステムがあります。

ReCOREでは買取の属人化を脱却し均一な買取をサポートする機能があり、専門知識が少ないアルバイトやスタッフでも買取業務を行うことが可能となります。

その結果、スタッフによる買取査定のばらつきを防ぐことで、買取価格が安定し利益を確保することが可能となります。

顧客管理機能

ReCOREの顧客管理機能では、過去の買取顧客の個人情報や過去の販売機能を管理することが可能であるため、古物台帳としての役割も果たせます。

また、その顧客情報を会員機能やポイント機能、顧客ランク付け機能などを使用することで顧客の定着に向け活用できる機能もあります。

さらに、メール・SMS・LINEへのメッセージ送信もReCOREの中で完結できるため、ReCOREを使用することで査定の完了の知らせや販促メッセージの送信が容易です。

顧客情報を管理することで「最終購入日（Recency）」「購入頻度（Frequency）」「購入金額（Monetary）」を用いてRFM分析を行うことができ、顧客に合わせた販促が可能です。

このようにReCOREの顧客管理機能を使用することで、顧客情報の収集を最適化しながら顧客に合わせたOne to Oneマーケティングを行い顧客のリピート率向上につなげられます。

LINEミニアプリ連動機能

ReCOREで管理する顧客情報をLINEミニアプリの会員証機能と連動させることで、LINEを最大限活かした販促が可能となります。

ReCOREとLINEの両方のデータを連携し管理することで、顧客は会員証の機能としてだけでなくポイントの確認や過去の購入履歴を確認することが可能です。

さらに、ReCORE上の分析機能を基に狙った顧客を定めることで、その顧客に最適なLINEメッセージを送信でき、もう一度店舗を利用してもらえる可能性が高くなります。

このように、ReCOREとLINEミニアプリを連携することで、顧客の利便性を高めの向上に繋がり、その結果店舗のファンを増やすことが可能になります。

現場経験が豊富なスタッフによるサポート

NOVASTOにはリユース業界に詳しいメンバーや現場経験のあるメンバーが多数在籍しています。

そのメンバーによる、オンラインミーティング、電話サポート、無料チャットなどのReCOREの運用サポートを受けて頂くことができます。

また、リユース業界に詳しいスタッフだからこそできる、現場に寄り添った運用開始までのサポートやスピーディーな機能開発もReCOREの特徴となっています。

このように、弊社のリユース業界に詳しいスタッフからのサポートを受けられることもReCOREを導入するメリットです。

まとめ

今回は古物台帳の書き方について説明させていただきました。

古物台帳を作成する際には個人情報を得る必要があるため、その管理方法や利用方法をしっかり考えることで利益の獲得に繋げられるようにすることが重要です。

ReCOREでは、買取の際に必ず必要な古物台帳の保存や個人情報の管理を行いながら、その顧客情報を活用し会員化や販促を行うことが可能です。

また、運用後に問題になりやすい買取業務の属人化やリユース業界に詳しいスタッフによるサポートを受けて頂けるため、ReCOREの導入を検討することをおすすめします。

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