マスタ管理とは？効率化のポイントやおすすめシステムを紹介！

商品や顧客などの基本データがシステムごとにバラバラだと、在庫数が合わない、同じ取引先が二重に登録されるといったトラブルが起きやすくなります。

こうしたデータの不整合を防ぎ、社内で扱う基本データを正しい状態に保つ取り組みがマスタ管理（MDM）です。この記事では、マスタ管理とは何かや業務効率化に役立つ情報を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

マスタ管理（MDM）とは

マスタ管理とは、商品や顧客などの基本データ（マスタデータ）を、全社で統一したルールのもとに運用・管理することです。英語では「MDM（Master Data Management／マスタデータマネジメント）」と呼ばれ、DX推進やデータ活用の土台になる取り組みとして、多くの企業が強化を進めています。

そもそもマスタ（マスタデータ）とは

マスタ（マスタデータ）とは、業務の基礎になる基本データのことです。商品マスタなら型番や価格、顧客マスタなら氏名や連絡先といった、繰り返し参照される情報をまとめたものを指します。

日々の取引で増えていく履歴データ（トランザクションデータ）とは区別され、マスタは取引の前提としてあらかじめ用意しておくデータという位置づけです。Webサイトへのログインで、IDとパスワードから会員情報を呼び出せるのも、会員情報がマスタとして管理されているためです。

マスタ管理で扱うマスタデータの種類

企業が扱うマスタデータには、主に次のような種類があります。

これらの商品マスタや顧客マスタ、取引先マスタを正確にそろえておくことで、見積や発注、在庫管理、請求といった業務がスムーズに回ります。

マスタ管理が必要とされる理由と重要性

データのサイロ化・重複・不整合を防ぐ

部署ごとに別々のシステムを使っていると、同じ顧客や商品の情報がバラバラに登録され、つながらない状態（データのサイロ化）が起きます。同じ取引先が表記違いで二重登録される、商品名が部署ごとに異なるといった不整合があると、正確な集計や分析ができません。

全社で統一したマスタ管理を行えば、データの重複や不整合を抑え、名寄せによってデータ品質を保てるため、信頼できるデータに基づいて判断できます。

わかりやすいように一つ具体例を交えて紹介します。

たとえば、リユース業界の場合だと新品の商品だけでなく中古品も扱うことになります。そのため、同じ種類のドライバーを販売していたとしても、その商品の状態によっては買取価格や販売価格は異なります。これらの取引データが蓄積されていくことで、この状態の商品はこの価格で売れるという最適な売価が算出できるようになります。

マスタ管理を使用していなかった場合、商品が全く別のものとして認識されるため、正確な売上情報や在庫情報が取得できなくなってしまいます。このような問題を防ぐためにも、社内全体で統一のマスタを適切に管理することが重要です。

業務の属人化を解消する

現在日本は、少子高齢化が深刻化し、多くの企業では人材不足が進んでいます。人材不足が深刻化している影響もあり、多くの企業では業務の属人化を避けられなくなってきました。そのような状態であるにもかかわらず、不適切なマスタ管理による非効率な経営を行っていくことは、企業にとって重大な損失に繋がりかねません。

前述したWebサイトへのログイン例でもお分かりいただけたかと思いますが、マスタをあらかじめ設定しておくことで、業務効率が大幅にアップします。これまでは取引のたびに会員情報を入力していた場合でも、会員マスタとして会員情報をあらかじめ登録しておくだけで、必要最低限の情報だけで会員情報を呼び出すことができます。

「会員マスタ」の例のように、社内で情報の不整合を無くしていくことが、業務属人化解消の第一歩に繋がります。

マスタ管理に取り組む4つのメリット

データを統合して分析の精度を高められる

複数のシステムに分かれていたデータを一元化すると、在庫や売上、顧客の状況を横断して把握できます。サイロ化していたデータ同士がつながることで、部門をまたいだデータ統合が進み、さまざまな角度からの分析が可能になります。

根拠のあるデータに基づいて意思決定できるようになる点は、データ活用を進めるうえで大きな利点です。

何度も行う取引を簡易化できる

店舗販売や買取を行っていると、同じ種類の商品を扱うことが多々あります。特にリユース業界の場合、ゲームやブランド品などは市場に出回っている数もかなりのものです。品物を売りに来る顧客もいれば、買いに来る顧客も多く、同じ種類の品物を何度も扱うというケースも少なくないはずです。

このような時、あらかじめマスタ管理で製品を型番ごとに登録しておけば、取引を簡易化することができます。さらに店舗間で同じ商品マスタを利用することで、地域ごとの商品売上額や、買取価格などを出力することも可能です。

このようにマスタ管理は、特にリユース業界には必須といえます。

顧客満足度の向上が期待できる

マスタ管理で顧客情報を一元管理することで、顧客満足度の向上も期待できます。例えばリユース店では、従業員全員が常連客の情報にアクセスできるようにすることで、以下のような効果が期待できます。

• 新人が常連客を対応した際にも、ベテラン従業員と同じような対応が可能
• 他店舗の顧客が来店した際にも、過去の履歴からより顧客に合った製品を提供できる
• 顧客が再来店した際の対応や取引がスムーズに行える

このようにマスタ管理により、従業員全員が同じ知識や情報を共有できるため、顧客一人ひとりが求めるニーズに合わせた対応が可能になります。

誰が対応しても最善の接客ができるため、結果として顧客満足度が向上します。

データガバナンス・セキュリティを強化できる

顧客データや従業員データには、関係者以外が見るべきではない情報が含まれます。

閲覧・編集の権限をマスタ管理のルールで定めておけば、第三者による閲覧や情報漏洩、改ざんのリスクを抑えられます。マスタデータの扱いを全社で統一することは、強固なデータガバナンスを確立するうえでも役立ちます。

マスタ管理のデメリットと注意点

導入にコストと時間がかかる

社内でマスタ管理を統合して管理するためには、以下のことを行う必要があります。

• 要件定義
• 現状分析
• アーキテクチャの設計
• データモデルの作成
• データ管理体制の整備
• 従業員の教育

見て分かる通り、マスタ管理実施のためにはやるべきことが多く、開発費用や人件費、さらに多大な時間がかかります。すぐに実施しようと思って実施できるものではないので、長期的なスパンでじっくり開発を進めていくことが大切です。

マスタの棚卸し・メンテナンスが欠かせない

マスタ管理できる環境を整えたあとは、マスタの棚卸しを行う必要があります。たとえば、「商品マスタ」への登録は新しい商品が入荷するたびに、一つ一つ行っていかなければなりません。

マスタ未登録商品が発生してしまうと、スーパーでお客様をレジで待たせてレジ担当者自身が売り場に売値を見に行く羽目になったりと余計な手間が発生してしまいます。このようなトラブル発生を防ぐためにも、不要なデータや期限切れのデータは頻繁に更新していく必要があります。

マスタ管理でよくある課題

システムの散在・クラウド乱立でデータが分断される

以前は、台帳やホストコンピュータでマスタを管理し、社内にマスタが1つだけという状態が一般的でした。しかし現在は、業務ごとに使うシステムが細分化し、安価で導入しやすいクラウドサービスも増えたことで、社内にツールが乱立しやすくなっています。

同じ情報が各システムに別々に登録され、システム間で整合性が取れない状態が生まれます。

マスタ登録・更新のルールが統一されていない

マスタを登録・変更する際の承認ルールが決まっていないと、各担当者が自由にデータを登録し、重複や表記ゆれ、入力漏れが起きます。

データの過不足を防ぐには、本来は登録時に然るべき承認を得る必要があります。マスタ登録のワークフローを全社で統一し、決められた手順で承認を得る運用にすることが、データ品質を保つ前提になります。

マスタ管理の方法・進め方の手順

①目的の明確化と要件定義

最初に、何のためにマスタ管理を行うのかを決めます。

• データを探す時間を短くしたい
• データの不整合をなくして分析や意思決定の精度を上げたい
• データの統合でセキュリティリスクを下げたい

目的は企業ごとに異なりますが、目的を達成するために必要な機能や体制を洗い出し、目指すマスタ管理の形を要件として定義することが重要です。

②データの現状分析と収集・整理

次に、「どこで・どのデータを・どう管理しているか」を洗い出し、現状を把握します。定義した要件と照らし合わせ、データの品質や配置、プロセスに問題がないかを確認してください。

そのうえで、目的に合ったデータを統合・更新・標準化して整えます。表記ゆれや重複の名寄せも、この段階で行います。

③運用ルール・体制の整備

登録から漏れるマスタが出ないよう、運用プロセスを定義します。

登録・更新の統一ルールや権限、承認の流れ（ガバナンスポリシー）を決め、運用担当者に周知します。運用を始めた後も、定期的に見直して改善を繰り返すことが、マスタデータの品質を保つうえで重要です。

マスタ管理を効率化するポイント

一気に進めず段階的に取り組む

環境整備を一度に終わらせようとすると、工数が膨らみ失敗しやすくなります。

• 製品の在庫管理の前提条件の設定
• マスタを変更できる権限設定
• 一つ一つの商品をマスタへ登録
• 発注業務の自動化

マスタ管理を行ううえでは、上記のように筋道を立てて一つずつ順番に行っていくことが大切です。

マスタ管理システム（MDMツール）を導入する

条件定義や開発をゼロから自社で行うより、マスタ管理システムやMDMツールを導入したほうが、開発の工数と時間を大きく減らせます。

社内にエンジニアがいない場合でも、コストを抑えてマスタ管理を始められます。すぐに利用を始められるクラウド型のツールも増えています。

マスタ管理に役立つクラウド基幹システム「RECORE」

マスタ管理を上手く活用するポイントの一つとして、ITツールを導入することが大切だと説明しました。今回は数あるITツールの中でも、マスタ管理を行う上で最適なツール「RECORE」を紹介します。

RECOREは、リユース・リテール業界向けのクラウド型基幹システム（POSシステム)です。RECOREでは、買取や販売に必要な約7500万件以上の商品データベースによる買取サポート機能や、在庫管理などを搭載しており、マスタ管理だけでなく業績向上に役立ちます。

RECOREの主な機能

• 7500万件以上の商品マスタ（カタログ）
• 在庫管理
• 複数拠点管理
• 会員ランク管理
• 顧客分析

ここでは、RECOREでマスタ管理を行うメリットについて、より詳しく説明していきます。

商品データベースがあらかじめ用意されている

RECOREには、7500万件を超える商品データベースがあらかじめ搭載されており、すぐにマスタ管理を行うことが可能です。この商品データベースは頻繁に更新され増え続けていく上に、自社のルールに沿って登録することも可能です。

通常このような在庫登録は一つ一つ商品の詳細情報を入力していくため、手間がかかります。しかしRECOREでは在庫登録時に、在庫に適したデータベースを選択することで商品自体の詳細な情報の入力を省くことができます。

イメージとしては、商品情報が親で、在庫情報がそれに紐づく子の関係になります。

例：ドライバー

在庫状態：

• 状態レベルBの中古のドライバー
• 新品のドライバー
• 状態レベルAの中古ドライバー

親要素である商品状態を選択するだけで、在庫登録時にドライバーそのものの商品情報の記載が不必要になります。

在庫管理機能で各店舗の売上を最大化

RECOREには、在庫管理の機能も充実しています。これらの管理機能を最大限活用することで、売上を最大化することができます。

• 売価・原価在庫分析
• カテゴリー別回転率
• カテゴリー別粗利率分析
• 部門別交叉比率分析
• 販売商品ABC分析

リユース店の場合、品物の販売価格の設定は非常に重要です。商品が早く売れすぎると、「価格が安すぎたのではないか？」商品がずっと売れないままだと「価格が高すぎるのでは？」というように、常に市場のニーズを見ながら適正売価を見つけることが売上を最大化することに繋がります。

この時RECOREのABC分析機能を活用することで、販売した商品がどのくらいの期間で売れたのか、ABCランクに自動分類されます。この結果を従業員全体で管理することにより、適切な在庫状況を保った店舗運営が実現できます。

他店価格を参考に誰でも査定業務を実行できる

昔までリユース業界では、「できるだけ安く買い取って、高く売る」という「原価発想」で売買を行うことがほとんどでした。しかしながら、この発想では買取価格がどうしても安くなってしまい、顧客の不信感を招いてしまいます。

現代のリユース店では、「商品がいくらで売れるからいくらで買い取る」という「売価発想型買取」が大切です。しかし顧客が買取依頼に来た商品を一目見て、「この商品はいくらで売れる」と判断するのは、簡単なことではありません。

特に、入社したばかりの新人従業員だとなおさらそれは困難になるでしょう。

そんな時に活用したいのがRECOREです。RECOREの7500万件を超える商品データベースでは、商品情報だけでなく、他社の価格まで確認することができます。

例えばこのレベルの状態の品物は4000円、このレベルなら3400円というように、過去の他店の取引データを参考に買取価格や販売価格を決めることができます。

この機能により査定の効率化が可能になるだけでなく、過去のデータを基に誰でも査定業務が行える環境を作ることができます。

ECでの出品・在庫管理を簡単に行える

オンラインショッピングを活用する割合が増えた今、リユース店でもオンライン上に販売経路や顧客に情報を発信するメディアを持つ必要性が高まっています。

RECOREでは、在庫管理や在庫分析機能以外にも、EC出品・EC上の在庫管理を簡単に行える機能を搭載しているので、オンライン・オフライン両方に対応した経営戦略を実施できます。

RECOREでは、複数モール同時出典機能により、平均出品時間を従来のおよそ1/3まで減らすことが可能です。さらに、店舗とEC上の在庫連動機能により、実店舗に在庫を置きながら、複数モールでの販売を行う併売も可能です。これにより、販売時の在庫回転率の向上・粗利率の最大化が実現できます。

まとめ

今回はマスタ管理の基本的概念、そしてマスタ管理のメリットや上手に活用するポイントをご紹介させていただきました。

マスタ管理の条件定義や開発には多大な費用と時間がかかるため、手軽にマスタ管理を始めたい方は、RECOREの活用をおすすめします。

現在RECOREでは、無料でお問い合わせと資料ダウンロードが可能です。

本記事でRECOREについてもう少し詳しく知りたいという方は、ぜひ下記のボタンからお問い合わせや資料ダウンロードをクリックしてみてはいかがでしょうか。