業務管理をツールで効率的に行う方法とは?おすすめ10選も紹介!

フリーアドレスやテレワークの働き方を導入する企業が増えてきた昨今、社員の業務・タスク管理に悩みを抱える企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

  • 社員同士でコミュニケーションが円滑にできない
  • 社員のタスク管理がしづらく、チーム全体の進捗状況がわかりにくい
  • 業務管理ツールが良いのはわかるが、どれを選べばよいかわからない

こうした悩みを抱える企業の担当者も多いはずです。

特に部署毎の業務管理ともなれば人数が多くなることもあって、一人ひとりを管理するのは大変な作業です。

そこで活用すべきなのが業務管理ツールですが、企業の悩みに応じたツールを選ぶだけでも一苦労でしょう。

今回は業務管理に悩みを抱える企業様と担当者の方向けに、業務管理ツールの基本から活用法、ツール選びのポイントまで解説していきます。

弊社おすすめの業務管理ツール10選も最後に紹介していますから、ぜひ最後まで記事を読んでいってください。

業務管理ツールとは?

業務管理ツールとは、チームやプロジェクトの業務やタスクを可視化し、全体で共有・管理しやすくするためのツールです。

タスク毎に期限の設定ができ、業務の進捗状況をチェックしやすくなります。

業務管理ツールによってプロジェクトの進行状況が一目で理解でき、チームでのコミュニケーションもスムーズになる効果が期待できます。

チーム毎にグループチャット個人同士のチャット機能で気軽にコミュニケーションも取りやすいという特徴もあります。

テレワークやフリーアドレスなどの働き方であっても企業様や上司からの業務管理がしやすくなり、業務効率向上に貢献できるでしょう。

業務管理ツールの主な機能

業務管理ツールの主な機能について確認してみましょう。

機能性に続いて、業務管理ツールの活用方法についても解説します。

業務管理ツールの機能とは?

業務管理ツールに備わっている機能について主な機能について紹介します。

主なツールとしては

  • todoリスト
  • チャットツール
  • 掲示板・カンバン
  • 検索機能

などでございます。
これらを1つずつ解説させて頂きます。

 

todoリスト

TO DO

まずtodoリストとは、各個人が担当している業務ごとに、やるべきタスクをリスト化する機能です。

プロジェクト全体の進捗を管理するには、個人のタスク進捗状況を確認しなければ、全容を把握することが難しいため搭載されています。

todoリストには期限や重要度を設定できるツールが多く、社員が一目見るだけで重要なタスクとそうでないタスクを区別できるように振り分けもできます。

 

チャットツール

 

次にチャットツールは、社員間のコミュニケーションや情報共有に欠かせない機能です。

リアルタイムに双方向のテキストメッセージを送受信し、お互いの状況を確認しながら仕事を進められます

グループチャットを活用すれば複数人での情報共有も容易ですから、メールよりも連絡を取りやすい機能です。

テレワークやフリーアドレスを導入している企業様であれば、チャット機能は必須と言えるでしょう。

 

メッセージ送信掲示板・カンバン

顧客視点

掲示板・カンバン機能とは、パソコンやタブレットのボード上に掲示板・カンバンを置くことで、社員の業務状況やタスク進捗を可視化することができます。

社員の業務負担が目に見えることから偏りの多い社員がわかりやすく、業務管理や振り分けがしやすいという特徴があります。

 

検索機能

店舗運営

最後に検索機能は、過去の情報やタスクの検索、チーム内でのチャットログを遡って確認する機能です。

キーワード検索や条件を設定して検索することで、過去の情報を簡単に検索できます。

業務管理ツールの導入によりタスク管理や情報共有が容易になり、チームの業務効率改善が期待できます。

業務管理ツールの活用方法

業務管理ツールには多くの種類がありますが、プロジェクトやタスクを瞬時にチームで共有し、進捗を管理しやすいツールを選んでください。

そのうえで、タスクをカテゴリーと重要度に分けて、業務管理ツールで共有することが重要です。

タスク管理で問題になりやすいのは誰がどのタスクを進行中か把握できず完了したタスクを可視化できないことです。

こうした事態を避けるために、業務管理ツールでタスクを重要度とカテゴリー分けする機能に加え、掲示板やカンバンでボード上に常に表示できるようにしましょう。

そして、プロジェクト後は業務管理ツールの使用感を社員同士で評価し、企業側へフィードバックすることも忘れてはいけません。

業務管理ツールも完璧なものではありませんから、タスク管理をトラブルなく効率的に行える活用方法を模索することが大事です。

業務管理ツール導入のメリットとは?

企業様が業務管理ツールを導入することのメリットは

  • チームの業務進捗がわかりやすい
  • タスクをカテゴリごとに整理できる
  • 緊急時のチーム連携・対応もしやすい
  • 個人のタスク漏れを防ぎやすい

などがございます。

各メリットについて1つずつ解説していきます。

チームの業務進捗が分かりやすい

業務管理自体はツールを使用しなくても、エクセルで作成することも可能です。

しかし、タスク管理は個人の裁量に委ねられることになり、タスク完了後の漏れが出る可能性もあります。

一方で、業務管理ツールを利用すれば、チーム全体の業務進捗状況が可視化できます。

リアルタイムに誰がどのような業務をしているか把握でき、業務量の偏りや個人の負担がわかるという点は大きなメリットです。

特に社員の固定席がないテレワークフリーアドレスABWの場合、上司が部下の顔を見ながらの業務遂行はできません。

業務管理ツールによってチーム単位・部署毎の業務進捗が把握できれば、生産性の向上に貢献するでしょう

タスクをカテゴリーごとに整理できる

プロジェクトを完成するまでには、小さなタスクを1つずつ遂行していく必要があります。

タスクにもカテゴリーや重要度があるため、優先度の高いタスクから遂行する方が効率よく業務を進められます。

そのため、企業様の働き方、部署、チームの動き方などの体制に合ったツールを選ぶことで、企業のタスク管理が大幅にやりやすくなるはずです。

緊急時のチーム連携・対応もしやすい

テレワークやフリーアドレスでは、業務管理ツールを利用して社員同士の連携をスムーズにしている企業様も多いです。

業務管理ツールはインターネットを通じて、誰でもどこでも業務の進捗を確認できる強みがあります。

プロジェクトでは予想外の事態や緊急連絡事項が発生することもあり、そうした場合にも業務管理ツールがあることでスムーズに対応可能です。

例えば、メールでは緊急連絡でも他のメールに埋もれやすく、気付くのが遅れる可能性があります。

また、電話も状況次第では連絡を取ることができず、口頭での説明はコミュニケーションの齟齬が発生する可能性もあります。

その点で業務管理ツールは緊急連絡や緊急タスクをすぐに通知し、プロジェクトに追加することが可能です。

チームの連携を効率化する意味でも、業務管理ツールには大きなメリットあります。

個人のタスク漏れを防ぎやすい

デメリット

タスク管理は個人に任せていると期限忘れやタスク漏れ、業務内容の確認不足が起こりやすいという課題があります

その点、業務管理ツールではチーム全員で見られる掲示板があり、常にパソコンやタブレット上に表示できます。

社員がそれぞれの担当タスクを把握しやすく、期限や未完了のタスクも可視化できるので、スケジュール管理も容易です。

また、担当タスク以外でも社員同士のタスクをチェックできれば、社員同士で声を掛け合うこともできます。

プロジェクト管理において、業務管理ツールが欠かせない存在になるはずです。

業務管理ツールを選ぶポイントとは?

次に企業様が業務管理ツールを選ぶ際に大事にして頂きたいポイントも紹介します。

  • 導入目的に合っているか
  • 既存ツールとの兼ね合い
  • 使いやすさを意識する
  • サポート体制は整っているか
  • 導入コストはどのくらいになるか
  • クラウド型なのかインストール型なのか

上記6つのポイントを大事にすることで、それぞれの企業様に適した業務管理ツールが見えてくるでしょう。

それぞれどのような点に注目すべきか解説します

導入目的に合っているか

マニュアル

業務管理ツールは種類ごとに機能性や操作方法は異なります

当然のことながら、それぞれにメリット・デメリットがあるとともに、会社の業種や働き方によっては合わないツールもあります。

業務管理ツールを選ぶ際は、企業様の導入したい目的や社員の働き方、改善したい問題を確認することが大事です。

1つの例ではありますが、タスク管理にはツール毎にそれぞれ特徴があります。

大きく分けるとガントチャート型、カンバン型、todoリスト型の3種類があり、それぞれ企業の導入目的によって選ぶべきタイプが違います

 

ガントチャート型

ガントチャート型管理表の縦軸に担当業務のカテゴリーとタスク横軸にスケジュール表が表示され、タスク毎の完了期限が一目で確認できます。

チームで業務進捗している企業様で、締め切り日を明確にして業務管理を進めたい場合におすすめです。

 

カンバン型

オムニチャネル

カンバン型はボード上にリスト一覧が表示され、「遂行中のタスク」「完了したタスク」が表示されます。

チームや個人のタスク進行状況が把握しやすく、全体の業務量タスクの残りの量を把握したい場合に有用です。

 

todoリスト型

todoリスト型はシンプルなチェックリストがインターフェース上に表示され、完了したものからチェックしていくタイプです。

必要な工程が少なく、どのタスクが完了しているか把握し、プロジェクト全体のどの部分が進んでいるか可視化するのに役立ちます。

このように、企業の導入したい目的を考慮することで、最適な業務管理ツールを選びやすくなります

既存ツールとの兼ね合い

マニュアルの作成

業務管理ツールは企業様で既に利用中のツールと連携できるか、どのツールと連携できるかをチェックすることも大事です。

業務管理ツールは便利ですが、オールインワンの機能を重視するか、特化した機能を重視するかによっても選択肢が変わります。

既に企業様で利用中のツールと連携できるものを選べば、社員が新たに操作を覚える負担も減るのでおすすめです。

なによりも、既存のツールとの連携が困難な業務管理ツールを選んでしまうと、データの移行やレイアウトの再構築に時間とコストが発生します

余計な手間を増やさない意味でも、可能であれば既存ツールと連携できる業務管理ツールを選びましょう。

既存ツールと相性の良い業務管理ツールを利用すれば、社員の業務効率も大幅に改善するはずです

使いやすさを意識する

POSデータ

機能性や他ツールとの連携だけでなく、社員にとっての使いやすさも重要なポイントです。

業務管理ツールで効率化を図った結果、機能を使い切れなければ本末転倒になってしまいます。

例えば、多機能な業務管理ツールを選択しても社員が使いこなせなければ、結果的として業務効率が落ちる要因になります。

使いやすさは業種、使用するデバイス、タスクの種類、そして他のツールとの連携などを総合的に評価して選んでください

また、実際に導入する前に試験運用期間を置き、社員に使用感をフィードバックしてもらって対応し、小さなチームや部署から導入を開始するなどの対策も有効です。

実際に業務をこなして業務管理ツールを利用するのは社員ですから、社員にとって使いやすいツール選びを心掛けましょう

サポート体制は整っているか

業務管理ツールを選ぶ際は、サポート体制が整備されているか確認することも必要です。

業務管理ツールを提供している企業は、それぞれサポート内容が異なるため、自社にとって最も必要なサポートを見極めることが重要です。

具体的には以下のポイントは最低限チェックしましょう。

  • 問い合わせからのレスポンスが24時間以内にあるか
  • 土日祝日も対応しているか
  • 電話・メール以外の問い合わせ方法はあるか
  • 誤操作を含めた不具合への対応はあるか
  • 現地まで来て対応してもらえるか

上記のようなポイントは確認し、対応に不満がある場合は再検討をおすすめします。

サポート体制は企業様のリスク管理、万が一のセキュリティ対策の面でも重要ですから、特にしっかりと確認すべきです。

ただし、サポート体制が充実していれば、その分コストも高くなりやすいので、その点はバランスを見ながら選んでください。

導入コストはどのくらいになるか

収益

業務管理ツールの中には、無料と有料の2種類のツールがあります。

当然ながら無料のツールは機能に制限があり、有料ツールに比べると使いにくいものが多いです。

一方で有料ツールは更に2種類のタイプに分かれ、利用する人数分のアカウント料金が発生する従量課金型利用人数を問わず金額が変わらない月額固定型があります

業務管理ツールはパソコンかタブレットがあれば導入できるため、設備費用の面では導入コストは発生しないものがほとんどです。

従量課金型は利用人数が多いほど高額になるため、大企業ではやや使いにくく、中小企業の部署またはチーム単位で利用する場合におすすめです。

月額固定型は毎月の費用こそ大きいですが、大企業で利用しても費用が固定されるメリットがあります。

導入コストを考えることも企業様の健全な運営には大事なポイントですから、自社に適した業務管理ツールを選びつつ、コストを考慮して選択してください

クラウド型なのかインストール型なのか

モチベーションアップ

業務管理ツールを選ぶ際はクラウド型ツールがおすすめです。

クラウド型はインターネットにアクセスできるパソコン、またはスマートフォンがあれば利用でき、テレワークでの業務管理にも有効です。

また、クラウド型であればパソコンとスマートフォンがあれば、初期費用も無料で導入できるものが多く、コスト面でも優れています

インストール型の業務管理ツールと比較すると、クラウド型の業務管理ツールを選ぶのがよいでしょう。

業務管理ツールおすすめ10選

業務管理ツールについての理解が進んだところで、弊社が企業様におすすめしたい10種類の業務管理ツールを紹介します

企業様の業務管理上の課題解決に役立つものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

  • Trello
  • Asana
  • Jira Software
  • Evernote Business
  • Taskworld
  • Todoist
  • Torio
  • Microsoft To Do
  • ZenHub
  • yaritori

Trello

参考:Trello公式HP

Trelloは全世界でユーザー数2,000万人を誇り、業務管理ツールの中でもメジャーなものの1つです。

プランは無料プランからも開始でき、Trelloの機能をすべて利用できるうえ、直感的な操作が可能なボードにより誰でも利用しやすい業務管理ツールとなっています

有料プランはSTANDARD・PREMIUM・ENTERPRISEの3種類がありますが、基本的なタスク管理機能はFREEプランに備わっています

有料プランは通常の機能に拡張性を与える内容がほとんどなので、コスト面を重視するならFREEプランでも問題はないでしょう。

TRELLOの特徴としては以下のポイントが挙げられます。

  • ボード上にタスクがすべて表示される
  • プロジェクトに合わせてボードを選べる
  • 有料プランで機能が拡張され、操作性が向上する

TRELLOの最大の強みは表示されるボード上に「進行中」、「完了」「to do」などタスクが表示され、一目ですべきことが理解できる点です。

シンプルでわかりやすいことから、業務管理ツールに慣れていなくても扱いやすいでしょう。

注意点としては

  • タスクの細かい分類ができないため、細かなタスク管理をしたい場合には不向きな点
  • タスク管理に必要な最低限の機能しかないために他のツールとの連携が必須

という部分が挙げられるので気をつけていただければと思います

Asana

参考:Asana公式HP

Asanaは2008年にサービス提供開始のツールで、2015年のリニューアルを経て、既に10年以上の運営実績のある業務管理ツールです。

Asanaは無料のBasicプランから利用でき、最大15ユーザーまでなら無料で利用できます

15名を超えると有料プランになり、3種類のプランが用意されています。

Premiumではタイムライン機能やマイルストーンBusinessではポートフォリオ機能等が使用可能です。

また、Asana Enterpriseというプランもありますが、こちらの詳細は問い合わせが必要となっています。

Asanaの特徴は以下の通りです。

  • クラウド型で情報を一元化できる
  • 有料版にタイムラインやポートフォリオなど便利な機能がある
  • パソコンだけでなくiOSやAndroidでも利用できる

クラウド型なのでチーム内での情報共有がスムーズになり、タイムラインなどの便利な機能で時系列にタスク整理することもできます

マルチデバイス対応なのでどこにいても、どのデバイスでも業務管理しやすい点も優れています

ただ、多機能すぎて業務管理ツールの扱いに慣れるまで時間が掛かる点と、クラウド型は通信障害が発生すると使えなくなる点には注意が必要です。

Jira Software

参考:Jira Software公式HP

Jira Softwareはリアルタイムのレポート機能が便利な業務管理ツールで、ソフトウェア開発チームに向いています

特徴的なのがレポート機能で、棒グラフや折れ線グラフなどレポートに合わせて12種類から選択できます

また、ボード上にワークフローを表示することができ、各作業工程がどの段階にあるのか一目でわかる点も特徴です。

利用は無料のFreeプランから開始でき、Freeプランでは最大10名のユーザーまで無料です。

小規模なチームで利用する場合には、Freeプランでも問題なく利用できるでしょう。

1ユーザーあたり9,000円/月のStandardプランは、監査ログや匿名アクセス250GBのストレージなどセキュリティ面とデータ容量に大きなメリットがあります。

さらに、1ユーザーあたり173,000円/月のPremiumプランは、プロジェクトアーカイブ、IP許可リスト、無制限ストレージなどセキュリティや使いやすさに優れています

注意点としては、ユーザーの多い企業様ではコストが嵩む点と、外部ツールと公式的に連携していないです。

少人数での利用には向いていますが、大きな部署で利用する場合にはコスト面で注意が必要です。

外部ツールとの公式での連携がないため、外部ツールのアップデートとJira Softwareが連動できず、不具合を生じるおそれがある点にも注意してください

Evernote Business

参考:Evernote Business公式HP

Evernote Businessはドキュメントや写真だけでなく、音声メモまで様々な情報を保存・共有できるクラウド型業務管理ツールです

保存した情報はカテゴリに分けて管理も可能で、タグをつけておけば簡単に検索できます。

また、有料プラン限定になりますが、LINEのようなチャット機能もあるため、社員間のコミュニケーションにも非常に便利です。

無料のEvernote Freeプランから利用できますが、無料プランはデータ容量が60MBまでと非常に小さいため使い勝手は良くありません

ユーザー1人あたり月680円で、データ容量10GBのEvernote Personalを利用できるので、企業様で利用する場合は有料プランがおすすめです。

チームで利用するならEvernote Teamsがおすすめで、情報を一元化して社員全員で共有できます。

チーム内で他の社員の業務状況が可視化できるので、チームでの連携作業にも役立つでしょう。

公式でSlackとも連携しており、さらに情報共有が手軽になっている点も魅力です。

チーム内でのスムーズな情報共有を重視したい企業様は、Evernote Businessがおすすめです。

Taskworld

参考:Taskworld公式HP

Taskworldはタスク管理がしやすいカンバン型を採用し、タスクをドラッグ&ドロップで追加できる直感的なインターフェースが人気の業務管理ツールです。

機能はタイムラインやガントチャート、アナリティクス機能などが備わっており、プロジェクトの進捗を目視で把握しつつ、最新の状況を確認できるようになっています

社員同士の連携が取りやすいように、チャネルとメッセージ機能もあり、リアルタイムでチャットのやりとりも可能です。

15日間の無料トライアルや15名までのユーザーは無料のフリープランも用意されています。

プレミアム以上の有料プランでは、Google Drive・Google Meet・Dropboxといった外部ツールとも連携でき、業務効率が大幅に向上にすることが期待できます

Taskworld内だけでなく、Googleの各種サービスとも連携できることから、チームで業務を進める場合におすすめのツールです。

Todoist

参考:Todoist公式HP

Todoistは業務管理ツールの中でも、ひときわシンプルなインターフェースのツールです。

業務管理ツールの中でも使いやすさがトップクラスで、タスクの設定とラベル、優先度の設定がしやすく、1つのボード内にタスクが表示されます。

タスク設定に関してはチームで共有しやすいように、コメント機能通知機能もあります。

視覚的なわかりやすさもメリットですが、レスポンスの早さも特徴的です。

他の業務管理ツールは動作が重くなりやすく、読み込みと表示にラグが発生することがあります。

一方、Todoistはそうしたラグがほとんど発生しないため、ストレスフリーで作業できます

しかし、Todoistは小規模チームに向いたインターフェースであり、

ある程度大人数のチームではタスク管理がしにくい点には注意すべきです。

工程が多く、一度に複数のタスクを管理するケースには向いていないので、個人や小規模の事業者におすすめのツールです。

Torio

参考:torio公式HP

Torioは比較的新しい業務管理ツールで、「1秒でタスク作成」を謳うほど簡単にタスク管理できるツールです。

メモを書く感覚でtodoリストを作成でき、サブタスクや担当者の設定、ファイルを添付することもできます

chatworkのタスク管理をチーム向けにしたと言えるもので、タスクの見える化による業務管理のしやすさが特徴です。

カレンダーやチャットツールとも連携しており、Googleカレンダー、Slack、chatwork、Dropboxなどオフィスで利用するツールとも連動できます。

PCのフォルダのように作成したファイルやノートを格納でき、情報管理のしやすさも利点の1つです。

業務管理ツールの中でもバランスが取れており、個人・チームのどちらでも利用しやすいツールです。

Microsoft To Do

参考:Microsoft to do公式HP

Microsoft To DoはMicrosoft社が提供するクラウド型業務管理ツールです。

パソコンで利用しやすいインターフェースに設計されており、無料のWebメールサービス「Outlook」とも連携できるようになっています。

Microsoft To Doは完全無料で利用でき、Microsoftアカウントで各種サービスと連携できる点で優れています

タスク管理画面がシンプルで使いやすく、Outlook含むMicrosoftのサービスと連携できることで予定のリスト化、タスクの重要度と期限の設定、チーム内での共有も可能です。

無料で使用できる業務管理ツールとしては十分な機能性を揃えていますが、デメリットもあります。

まず、画像の添付はできてもプレビュー機能がないため、その都度ダウンロードして確認する必要があります。

掲示板やガントチャートも表示できないことから、スケジュールや納期を確認しながら進めるプロジェクトには向いていません。

そして、クラウド型共通の課題として、通信障害が発生すると利用できない点も挙げられます。

シンプルな画面と操作性なので、業務管理ツールの扱いに慣れていない方が多い企業様におすすめです。

ZenHub

参考:Zenhub公式HP

ZenHubはプロジェクト管理ツールの1つで、開発ツールのGithubを利用している場合に、同時に運用可能です。

ZenHubはダウンロードすると、Github上にタブが表示されるようになり、管理機能の1つとして追加される仕組みです。

プロジェクト管理でその都度ツールを切り替える必要がなくなり、情報の一元管理がしやすくなります

チーム内だけでなく、各チーム間でもタスクの共有や連携ができるため、タスクの引継ぎがあるプロジェクトで利用しやすいツールです。

初期費用は無料ですが、利用するには1ユーザー7.95ドル/月のGrowthプラン、または1ユーザーあたり12.45ドル/月のEnterpriseプランしかありません。

プロジェクトに合わせて柔軟に対応しやすい業務管理ツールではありますから、カスタマイズ性を重視する企業様におすすめです。

yaritori

参考:yaritori公式HP

yaritoriは他の業務管理ツールとは少し異なり、メールで業務連絡等を行っている企業様におすすめのツールです。

社内やチームでメールの共有ができ、誰がメールに対応したかがインターフェース上で可視化され、詳細設定で自動的に担当者を設定できる点が特徴です。

yaritoriでは1人がメールの返信対応中は他の人にはロックが掛かる「二重対応防止機能」、メールの見落とし防止に役立つ「メンション機能」でメール対応で起こりやすい課題を解決できます。

また、返信にはテンプレートも使用でき、よくある返答にも素早く対応できる工夫がされています。

お問合せフォームからのメール、テレワークや営業の外出先からでもメール対応がしやすくなり、メール対応業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。

利用料金も1ユーザーあたり980円/月と、比較的導入しやすい価格となっています。

デメリットを挙げるとすれば、推奨ブラウザが最新のGoogle Chromeとなっており、その他のWebブラウザでは要相談となっている点です。

メール業務が多い企業であれば、yaritoriを導入することで業務管理が楽になり、生産性向上に貢献してくれます。

まとめ

今回、業務管理ツールの機能性や活用方法を解説したことで、「私達の企業に合っているのツールがわかった」「業務管理ツールを導入前の不安が解消できた」と感じてもらえたら幸いです。

業務管理ツールにはシンプルなタスク設定・管理機能だけでなく、ガントチャートや掲示板などタスクの把握しやすさ、スケジューリングにも配慮されたものが数多くあります

それだけでなく、チャットツールでコミュニケーションを円滑化するもの、メール対応を効率化するものなど、機能性で見ていくと多様性に富んでいます。

企業様それぞれが業務管理にどのような課題を抱えているか検討し、業務管理ツールをどのような目的で導入したいのか、既存ツールとの連携などを1つひとつ検討していくことが大事です

今回紹介したおすすめの業務管理ツールの中から、自社に最適なものを選んで導入を検討してみてはいかがでしょうか

導入相談無料! お気軽にお問い合わせください。

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