古物台帳とは？帳簿の保存義務や管理方法について徹底解説！

近年、古物商として起業する方が増えています。中古品（古物）を売買する古物商には、取引のたびに「古物台帳」へ記録する義務があります。

しかし、いざ記帳しようとすると「そもそも古物台帳とは何か」「何を書けばよいのか」「保存や罰則はどうなるのか」がわからない、という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、古物台帳とは何かという基本から、記載事項・記載が必要な取引・様式と管理方法・保存期間と罰則までを、わかりやすく整理して解説します。

また、古物台帳の書き方や管理に最適なシステムをご紹介していますので、ぜひご覧ください。

古物台帳とは

古物台帳とは、古物商が古物の取引をする場合や金額が1万円以上の古物を取引する際に、取引内容を記録・保管するための帳簿です。古物営業法および同法施行規則に基づき、国家公安委員会が定める様式に従って、取引した古物の情報を記載します。

台帳を残す目的は、盗品が市場に流通した場合に、その記録をもとに捜査を行い、被害の早期解決を図るためです。そのため、いつ・誰から・どんな古物を取引したのかを具体的に記録し、いつでも過去の取引を確認できる状態にしておく必要があります。

古物台帳は古物商の「三大義務」のひとつ

古物商には、古物営業法で定められた次の3つの義務（防犯三大義務）があります。古物台帳は、このうち「帳簿等への記録義務」にあたります。

1. 取引相手の確認義務：運転免許証やマイナンバーカードなどで本人確認を行う
2. 不正品の申告義務：盗品やコピー品の疑いがある場合は直ちに警察へ申告する
3. 帳簿等への記録義務：取引内容を古物台帳に記録し、一定期間保存する

いずれも「盗品の流通防止」と「被害の早期解決」を目的とした義務です。

参考：
e-Gov法令検索「古物営業法」
警察庁「古物営業・質屋営業について」

古物台帳の記載が必要な取引・不要な取引

古物台帳は、すべての取引を記載する必要はありません。取引金額（1万円以上か未満か）と品目によって記載の要否が変わり、買取（仕入）時と売却（払出）時でも記載義務が異なります。

売買価格1万円以上の場合

1万円以上の古物を取引する場合は、原則としてすべて記載が必要です。

売買価格1万円未満の場合

仕入総額が1万円未満の取引は、原則として古物台帳の記載を省略できます。ただし、盗品の流通に使われやすい品目は、1万円未満でも記載が必要です。

このように記載しなければいけない商品としなくてもよい商品が存在するため、心配な場合はすべての古物で書くことをおすすめします。

古物台帳が不要なケース

そもそも古物に当たらない取引では、古物台帳の作成は不要です。たとえば、メーカーや小売店から新品だけを仕入れて販売する場合や、自分の私物（不用品）を販売する場合などが該当します。

また、自分が売却した物品を相手から買い戻す場合や、下取り額が0円の物を売る場合も作成は不要です。なお、法律上免除される取引でも、不正防止の観点からすべての取引を記載している古物商も少なくありません。

参考：e-Gov法令検索「古物営業法施行規則」

古物台帳の記載が必要な項目

ここでは、古物台帳の記載が必要な項目である、受入欄に書くべき項目を説明させていただきます。

このように書くべき項目が決まっていますので、これを参考に書いてみてください。使用している帳簿にすでに1度記載した方については氏名以外は異動のないものとし記載省略も可能です。

また、個人間取引の場合は仕入れ時の本人確認が法律上必須になりますでの、本人確認書類を提示していもらう必要があります。

受入欄・払出欄の具体的な書き方や、仕入れ方法別の記入例については、別記事「【記入例あり】古物台帳の書き方を仕入れ方法別に解説」で詳しく紹介しています。

古物台帳の様式と管理方法

様式は自由に選べる

公式様式：警視庁

古物台帳には国家公安委員会が定める様式がありますが、必要事項を満たしていれば、自作の台帳やExcelで作成したものを使用しても問題ありません。

Excelでの作成が手間な場合は、都道府県の防犯協会で台帳を購入することもできます。

帳簿の管理方法

紙の帳簿でも、Excelなどの電子データでも管理は認められています。

ただし、電子管理の場合は警察の立入検査時に速やかに画面上で提示する、または印刷して提出できる状態にしておく必要があります。データの消失・破損に備えて、定期的なバックアップも欠かせません。

古物台帳の保存期間

3年間の保存義務がある

古物台帳の保存期間は紙の帳簿、電子媒体を問わず3年間の保存が必要です。古物商では古物の売買の都度、古物台帳を書いて保存する必要があります。

なお、1万円未満の取引では前述したような例外も存在するため、すべてがこの限りではありません。

古物台帳の保管期間について詳しく知りたい方はこちら

インボイス制度で保存期間が7年間になる

今までは帳簿のみの保存のみでしたが、インボイス制度導入後は仕入税額控除が認められるために、古物台帳と古物商特例又は質屋特例の対象となる旨が記載された総勘定元帳を保存する必要があります。

さらに、インボイス制度を受ける際、古物台帳の記入項目で「古物商特例の対象となる旨」について追記する必要があります。

それだけではなく、古物台帳の保存期間は3年間ですが、古物台帳を総勘定元帳と合わせて保存する場合の期間は7年間となります。今までの古物台帳の保存期間と比べ、インボイス制度における保存期間は長くなるため注意が必要です。

【2024年最新】リユース事業者がインボイス制度によって注意するべき古物商特例とは？

古物商の防犯三大義務とは？

古物商として営業する上で古物営業法で定められている防犯の三大義務があります。防犯三大義務は、「取引相手の確認義務」「不正品の申告義務」「帳簿等への記録義務」の3つです。

取引相手の確認義務

古物の取引において、盗難などの商品等を持ち込んだ人を特定するためにも取引相手を確認することが重要です。

確認方法としては、運転免許証、健康保険被保険者証、マイナンバーカードなどの身分証明書の提示を受けることや署名文書の交付を受ける必要があります。これ以外にも宅配買取などで、非対面で古物の取引をする場合についても古物営業法で定められています。

詳細については警視庁のホームページの「非対面取引における古物商の確認措置」でご確認下さい。

確認を怠ると営業停止処分や許可の取り消し処分のような罰則が与えられる可能性がありますので、防犯三大義務の1つである取引相手の確認は必ず確認しましょう。

不正品の申告義務

古物商として運営するにあたって、盗品の混入や不製品の疑いがある商品が流通しないためにも犯罪の防止と被害の迅速な対応が重要です。もし、古物事業者として買取や交換を行う際に、取引している古物が盗難品やコピー品であった場合には直ちに警察へ申告する必要があります。

盗難品と知りながら買取を行うと、10年以下の懲役または50万円以下の罰金が発生する可能性があります。古物商の業界をクリーンに保つためにも、防犯三大義務の1つである不正品の申告義務は必ず守りましょう。

帳簿等への記録義務

古物商では、取引相手が持ち込んだ商品や相手方の個人情報を書類や電子媒体などに記載し保管しておくことが必要です。このようなデータを残しておくことで、窃盗や詐欺などの被害品が持ち込まれた際に犯人の特定の1つの手段となります。

そのため古物台帳をしっかり記載して残しておくことがとても重要であり、もし無くしてしまった際には所在地の所轄警察署に届け出を出す必要があります。

違反の際には、懲役6ヵ月または30万円以下の罰金が発生する可能性があります。個人情報を取り扱う事業でもありますので、紛失した場合には他の罪に問われる場合もあるため防犯三大義務の1つである帳簿等への記録義務をしっかり守りましょう。

古物台帳の管理にはRECOREにおまかせ

古物台帳の記入・管理における不安や手間を解消したいと考えている古物商の方にとって、クラウド基幹システム「RECORE（リコア）」は有力な選択肢です。

RECOREは、買取・販売・在庫管理・顧客管理など、古物商の日々の業務を一元管理できるシステムで、古物営業法に対応した古物台帳機能も標準で備わっています。

RECOREの基本機能

RECOREは、以下のような機能を通じて、古物業務を効率化・可視化します。

古物台帳機能の特長

RECOREの古物台帳機能は、実務上のニーズに対応した設計がなされており、日々の業務の中で自然に記録が蓄積されるため、記載漏れやミスを大幅に減らすことができます。

特長1：伝票から古物台帳への自動反映

買取伝票を作成すると、氏名・住所・年齢・商品情報などが自動で古物台帳に反映されます。
入力作業は一度きりで済み、古物台帳への二重記入は不要です。

特長2：本人確認書類の画像・番号も保存可能

本人確認書類の種類、番号、有効期限などをシステム上で管理できます。必要に応じて、画像としてアップロードすることも可能で、立ち入り検査時にも証拠として提示可能です。

特長3：訂正・履歴管理で信頼性を担保

在庫情報の変更履歴が自動で記録され、「誰が、いつ、どこを修正したか」が明確に残ります。手書き古物台帳では難しい訂正の透明性・正当性が確保されます。

特長4：古物台帳の出力・保存にも対応

Excel・Googleスプレッドシート用のファイル 、CSVで古物台帳を出力できるため、保管や提出にも対応しています。クラウド保管と併用することで、万が一の災害時やシステム障害時にも安心です。

こんな方におすすめ

• 古物台帳の記入ミスや管理に不安がある
• 手書きでの記録に限界を感じている
• 複数店舗・複数スタッフで情報を共有・一元管理したい

RECOREを活用した具体的な運用例

株式会社クリモ様

RECOREの顧客管理ができる部分を大変重宝しています。顧客管理については、古物台帳として紙で保存しなくて済むため省スペースなのと、

2回目以降の買取のお客様に関しては、身分証明書とRECOREのデータに相違がなければ、毎度記入しなくても済むため、業務の簡略化として助かっています。

個別の買取履歴も残るため、次の買取事の参考にもなって助かっています。

トレカの個品管理と顧客管理により、モノとヒトを繋ぐことができた初めてのPOS導入

お宝発見水口店様

RECOREを導入したことで買取査定時に自社の過去の買取データを瞬時に確認できるようになり、接客時の顧客情報の確認や在庫の流れなどを可視化できるようになりました。

さらにTAYSと連携したことによりトレカをスキャンするだけで査定を行うことができるので、知見や知識の無いスタッフでも買取査定業務を効率的に行えるようになりました。

また買取をシステム上で管理できるため、古物台帳のペーパーレス化も実現しました。

TAYSとの連携により、トレカの査定業務の効率化を強力なサポート体制で実現！

国内主要7モールとAPI連携､同時出品をコスパ良く！｢RECORE EC｣

RECORE ECは、ネットショップ運営者向けに開発されたEC一元管理システムで、複数のECモールへの出品や受注管理を一元化できます。

RECORE ECには

• 一回の情報入力で、複数モールのページへ自動変換・同時出品する機能
• 複数のECモールに出品している商品の在庫情報を自動で連動する機能
• 複数のモールでの出品、受注、発送などの全体状況を一覧表示する機能

といった機能が搭載されているため、複数ECへの出品・管理を効率化が実現します。

メルカリShops、Yahoo!オークション、楽天ラクマ、Amazon、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Shopifyの7つのECモールと公式連携しているため、最大7モールの出品から受注、発送までの管理を行うことができます。

また、RECORE ECは、月額5,500円（税込）から利用できるため、ECを始めたばかりの方から、月商100万円を超え、複数のモールへの出品を検討している方まで、事業規模に応じて使いやすい料金体系となっております。

現在は無料トライアルも実施しています。

さらに、RECORE ECは「RECORE」への出品データ引き継ぎもできるので、将来的にリユース事業全体をデジタル化したい方も安心して使い始めることができます。

古物台帳に関するよくある質問

買取金額が1万円未満なら古物台帳は不要？

買取金額が1万円未満の場合、古物台帳への記載が原則不要となるケースがあります。ただし、すべての取引で不要になるわけではありません。

ゲームソフトや自動二輪車、金属類など、一部の商品は1万円未満でも本人確認や帳簿への記録が必要です。扱う品目によって対応が変わるため、金額だけで判断しないよう注意しましょう。

古物商は古物台帳を書かなくてもいい？

古物商は、原則として古物台帳を作成し、取引内容を記録する必要があります。古物営業法では、取引年月日、品目、数量、相手方の情報、本人確認の方法などを記録することが求められています。

記載義務が免除される取引もありますが、基本的には古物台帳の作成・保存が必要と考えておきましょう。

メルカリで古物商は違法？

メルカリで商品を販売すること自体が違法になるわけではありません。自分で使っていた不用品を販売するだけであれば、古物商許可は不要です。

ただし、転売目的で中古品を仕入れて継続的に販売する場合は、古物商許可が必要になる可能性があります。個人利用か事業目的かで判断が分かれるため注意しましょう。

古物商の許可なしでせどりをしたらどうなる？

中古品を仕入れて利益目的で販売するせどりを、古物商許可なしで継続的に行うと、無許可営業と判断される可能性があります。無許可で古物営業を行った場合、罰則の対象になることがあります。

新品のみを扱う場合など許可が不要なケースもありますが、中古品を扱う場合は事前に許可の要否を確認しましょう。

古物台帳を作成・保存する目的は？

古物台帳を作成・保存する目的は、盗品などの不正品が流通した際に、取引の流れを確認できるようにするためです。誰から、いつ、どのような商品を買い取ったのかを記録しておくことで、警察の調査や被害回復に役立ちます。

まとめ

今回は古物台帳について説明させていただきました。古物台帳を作成する際には個人情報を得る必要があるため、その管理方法や利用方法をしっかり考えることで利益の獲得に繋げられるようにすることが重要です。

RECOREでは、買取の際に必ず必要な古物台帳の保存や個人情報の管理を行いながら、その顧客情報を活用し会員化や販促を行うことが可能です。

また、運用後に問題になりやすい買取業務の属人化やリユース業界に詳しいスタッフによるサポートを受けて頂けるため、RECOREの導入を検討することをおすすめします。

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