在庫管理にPOSシステムが活用できる事をご存知でしょうか？

売上管理や分析で活用されているPOSシステムは、近年小規模な事業者の方から大規模な店舗まで幅広い企業の元で導入されています。

近年では、手持ちのiPadなどでバーコードやQRコードを読み込むことで在庫管理できるPOSシステムが登場し、ますます負担が軽減されています。

しかし、こうしたシステムを採用する店舗や企業がある一方で、手書きやExcelで在庫管理をしている企業様も少なくありません。

実際にそういった企業様の場合、

• 在庫管理のシステム操作に知識が必要で、特定の従業員に依存している
• 紙で管理する場合、各個人が記録するために報告が重複してしまっている
• 取扱品数が多くExcelのページが無数に存在するため、どのページで管理しているかわからない
• 在庫の見落としや紛失、実際の在庫数とデータや紙面上の在庫数が合致しないことが多々ある

といったお悩みをお持ちの場合がございます。

在庫管理は簡単そうで難しく、在庫管理は必要だと理解しつつも改善方法がわからず現状維持になってしまっているという企業様も多いのではないでしょうか。

そこで今回は在庫管理を行うための必要性や考え方と、在庫管理を効率化するPOSシステムについて、メリット・デメリットを踏まえて解説させていただきます。

また、在庫管理の効率化はもちろん、在庫の鮮度維持や過剰在庫を防ぐ機能を搭載した小売業・リユース業向けクラウド型POSシステム「ReCORE」もご紹介させていただきます。

そもそも在庫管理とは？

在庫管理の定義は『商品や材料の数を必要な時に、必要な顧客に供給できるように準備や維持を行い、売上とコストのバランス維持を図ること』です。

在庫管理の目的は資金の流れを改善することであり、売上増加・コスト削減の2つを目指すことです。

顧客の要望に応えられる欠品のない在庫管理と、物流や倉庫設備・作業コストの削減を両立することが求められます。

以下では在庫管理の必要性を理解していただくために、在庫管理を怠った場合にどのような影響が企業や店舗にあるのか解説させていただきます。

在庫管理不足が企業に与える影響とは？

適切な在庫管理が行われていないと最悪の場合、企業や店舗の経営を悪化させ、事業継続を困難にすることも考えられます。

では実際、在庫管理のミスが店舗や企業にどのような影響を与えるのでしょうか？

大量の長期在庫と在庫の紛失が発生する

まず1つ目は大量の長期在庫や在庫の紛失といった影響です。

適切な在庫管理ができていないと、何が・どこに・どれくらいあるのか把握できません。

そのため無いと思っていた在庫が実際には売れ残っていたり、あるはずの在庫が見当たらないといったミスが発生しやすくなります。

こういったミスが続けば、結果的に大量の不良在庫や長期在庫を抱えることや在庫を紛失してしまう可能性もあります。

在庫管理のDX化のメリットについて知りたい方はこちら

顧客に不信感を抱かせる

在庫管理不足が及ぼす影響の2つ目は顧客評価の低下です。

在庫の管理不足やミスは顧客からの不信感に直結し、顧客満足度を低下させます。

受注のたびに時間をとり在庫を確認し、顧客の貴重な時間を取ってしまうことで満足度は低下し、『顧客の流出』を招くことになります。

経営全体が悪化する

在庫管理不足が企業に与える3つ目の影響は経営バランスの悪化です。

在庫管理に不安を抱えると、顧客に迷惑をかけないために在庫を大量に抱えるようになります。

売れるかどうか分からない大量の在庫は、管理費や維持費で企業のキャッシュを圧迫し、売上とコストのバランスを崩してしまいます。

その結果キャッシュフローの低下を招き、経営を大幅に悪化させる要因になります。

このように在庫管理は企業や店舗を維持していくためにも、適切に実施される必要があります。

在庫管理を理解した上で、【いつ・どこに・何を・どれくらい】発注すればよいのか把握し、経営とコストのバランスを取る適切なPDCAを回すことが求められます。

POSシステムの活用で解決できる5つのポイント

そもそも「在庫管理をPOSシステムで行うことができる」ということを知らない方も多いかと思います。

POSシステムの商品情報とレジの情報を紐付けて管理することができるという特徴を活かし、在庫管理を効率よく行うことが可能です。

ここでは、在庫管理でPOSシステムを活用すると解消できる具体的なポイントについてご紹介します。

在庫管理のミス軽減と効率化

1つ目のメリットは、在庫を一元化して管理することができるため在庫の把握を容易にし、在庫の所在が不明となるのを防ぐことができる点です。

最新のPOSシステムでは、記録されたデータを他のシステムやECモールと連動することが可能です。

そのため、手作業で仕入れ・販売数に応じて在庫データを更新する必要はありません。

手書きやExcelでありがちな、記録漏れなどの入力ミスや実際の在庫数とデータ上の在庫数に差ができてしまったり、連携ミスでムダな発注が起きることも予防できます。

不良在庫・在庫切れの防止

2つ目のメリットは、最新のPOSシステムを活用することで、在庫情報をリアルタイムで把握することができる点です。

手書きやExcelでは、在庫の変動を入力した後に発注をかけるため初動が遅くなりがちです。

一方POSシステムでは、リアルタイムで更新される在庫情報から、いち早く変動に気づき、データに合わせて事前に発注することが可能です。

またPOSシステムの中には規定値より在庫が少なくなった際に“アラート”を出してくれるシステムもあり、通知が来てから発注するため過剰に在庫を抱える不安もなくなります。

その他、長期間出庫されていない商品があると通知してくれる機能のあるPOSシステムもあり、不良在庫を予防することもできます。

複数店舗を一元管理

在庫管理でPOSシステムを使う3つ目のメリットは、POSシステムに登録されたデータを各店舗ごとだけでなく、一元的に管理することができる点です。

システムを使用しない在庫管理方法では、各店舗ごとに在庫情報を本部に定期的に報告する必要があります。

しかしPOSシステムに付属する在庫管理ツールを使用すれば、複数店舗の在庫情報を本部でまとめて管理することが可能です。

そのため一元化されたデータをもとに売上を分析し、迅速な仕入や発注中止、在庫移動を行うことができるようになります。

また棚卸のたびに現場から本部へ報告したり、売上の管理や在庫管理を本部が現場に足を運んで把握する必要もなくなり、管理業務の一部を減らせるのもメリットの一つです。

直感的な操作性で属人化を解消・人件費の削減

4つ目のメリットは、誰でも簡単に在庫管理が行える直感的な操作性です。

例えばExcelで在庫管理をする場合、操作に知識が必要で引き継ぎが難しく、管理技術や情報が書類面に保存されていないと特定の従業員しか管理できなくなります。

一方で最新のPOSシステムにはシンプルで直感的な操作が可能なものが多く、アルバイトやパートの方など誰でも簡単に在庫管理ができます。

そのため専門のスタッフを雇用する必要もなく、人件費を削減することが可能です。

手軽に導入可能

5つ目のメリットは、近年のPOSシステムは在庫管理ソフトなどに比べて導入費用が安くなっており、コストを抑えることができる点です。

近年増加しているクラウド型のソフトウェアで提供されるPOSシステムであれば、月額課金制で月々の低コストでの支払いで完結させることができます。

自社でシステムを開発しようとすると、億単位で開発費用がかかることもあるため、クラウド型のPOSシステムの方がキャッシュフローにも優しいと言えます。

また、POSでの在庫管理システムは導入までの過程もシンプルでわかりやすいものが多くあります。

最新のPOSシステムの中には電話でのサポートが実施されているサービスもあり、分からなければすぐに聞くことができるという安心感があります。

その他iPadなど、使い慣れた端末で導入できるシステムもあるのが特徴です。

在庫管理にPOSシステムを活用した際の流れ

POS（Point Of Sales）システムとは販売時点情報管理と訳します。

主に商品が販売された時点で、いつ・何が・いくらで・いくつ・どんな顧客に売れたかを記録・集計するシステムを総称して指します。

販売実績データの把握や可視化を行うことができるため、データの分析などを行うためのマーケティングツールとしても利用されています。

近年ではスーパーやコンビニでもよく見かける、POSシステムと連動するレジ（POSレジ）が代表的ですが、POSシステムとは具体的にどういったことができるのでしょうか。

以下では、POSシステムを活用した際の在庫管理の流れを解説させていただきます。

POSシステムはPOS端末を使用することで、簡単に売上や在庫データの管理が可能です。

POSシステムで販売を行う流れは以下の通りで、

1. 在庫登録した商品のバーコードを発行・貼り付け
2. 購入された商品のPOS端末がバーコードをスキャン
3. 商品名や値段をPOSシステムに登録されている情報から照合
4. 照合・決済が完了した結果が売上情報としてPOSシステムに蓄積

蓄積されたデータに関しても、商品Aが2つ売れた際には商品Aの在庫データも2つ減少されます。

また複数店舗を持つ小売店であれば、各店舗のデータが本部のサーバーに蓄積されます。

この機能により、どの店舗に・どの商品を・いつまでに・いくつ卸せばよいのかを把握でき、在庫管理が容易になります。

在庫調整のメリットや管理方法についての記事はこちらから

在庫管理に役立つPOSシステムの主な機能

ここからは、在庫管理に役立つPOSシステムの主要な機能についてご紹介します。

大前提として、POSシステムは種類によって、搭載されている機能が異なります。

ここでは、一般的なPOSシステムに搭載されている基本的な機能についてご紹介します。

商品管理・分析

1つ目は商品管理と分析機能です。

POSシステムでは商品が販売された時点で売上が把握されるため、売上を分析して経営戦略を練ることや予測発注をかけて在庫を切らさない予防策を取ることが可能です。

また最新のPOSシステムの中には在庫の変動をリアルタイムに更新し、管理する機能をもつシステムもあります。

こうしたPOSシステムでは、商品管理や分析がさらに容易になるだけでなく、データ上の在庫数と実際の在庫数に差が生じた場合には、過去の変動記録から原因を特定し、修正することもできます。

棚卸機能

2つ目は棚卸機能です。

POSシステムを活用することで、システムに登録された情報から在庫情報を照会することができ、手書きでありがちな記入漏れや重複記入といった人的ミスを軽減することが可能です。

また最新のPOSシステムではハンディやiPadを用いて商品をスキャンし、登録する機能のあるシステムもあります。

こうしたPOSシステムを活用することで、さらなる効率化が可能となります。

複数店舗間の在庫移動

3つ目のPOSシステムの機能は、手書きやExcelを使用すると記入忘れや入力ミスが発生しやすく、正確な在庫数が把握しにくい在庫移動の機能です。

最新のPOSシステムでは、在庫移動に伴う依頼や登録、予定の管理もシステム上で簡単に行うことができます。

こうした機能により、複数店舗間の情報共有や本部での把握が容易で、迅速に出庫依頼を出すことが可能となります。

仕入管理機能

4つ目は、受発注や入出庫など仕入れに関する機能です。

手書きやExcelで多量の商品数を取り扱うと、記録データが膨大になり、入出庫にミスが発生しやすくなります。

最新のPOSシステムでは受発注情報や入出庫情報を事前にPOSシステムに登録することで、いつ・何が入出庫するかを通知する機能があるシステムもあります。

こうしたPOSシステムを活用することで作業忘れやミスを予防し、効率的な在庫管理業務が可能になります。

在庫管理でPOSシステムを活用する5つのデメリット

POSシステムで在庫管理を行うのには、メリットだけでなくデメリットも存在します。

アナログな在庫管理やExelに手入力する管理方法よりは、POSシステムの活用をおすすめしますが、デメリットを理解した上で導入を検討しましょう。

導入コストがかかる

1つ目のデメリットは、在庫管理ソフトなどに比べて安価で導入することはできるものの、初期費用が高くついてしまう場合がある点です。

例えばPOSレジの相場は20万〜50万円となっており、場合によっては、POS端末の購入費用が人件費を上回ってしまうこともあります。

ただiPad POSなど、中には安価に導入できるものもあり、導入目的や用途を考えて選択することが必要です。

POSレジは使い方によっては人件費を大きく削減できるため、収支予測を立てた上で、どれほど採算がとれるか確認して導入するようにしましょう。

インターネット環境が必要

2つ目の在庫管理でPOSシステムを使うデメリットは、POSシステムがインターネットで動作する特性上、インターネット環境が必要になるという点です。

近年インターネット環境があるのは当たり前になってきましたが、現場に導入できていない店舗や企業も多くあります。

こうした場合POSシステムの導入コストに加え、インターネットの設置コストも併せてかかってしまうため、負担が大きくなります。

システムを使用できないときの代替手段を用意する必要がある

3つ目のデメリットは、災害や通信障害など電力や通信を利用できない場合、在庫管理機能が失われる恐れがある点です。

特にPOSシステムはインターネット上で作動するため、通信を使用できない状況は致命的です。

こうした場合に備え、定期的に紙で出力・保管し、常にバックアップするといった方法がおすすめです。

ただPOSシステムの中には、自動でバックアップしてくれる機能のついたサービスもあるため、事前にサポートを調べておくといいでしょう。

データと実態の突き合わせを定期的に行う

4つ目のデメリットは、データの間違いが起こりにくいPOSシステムですが、システムを使用する人のミスからデータに狂いが生じる可能性がある点です。

ミスを長期間発見できないと、実際の数とデータが大きくずれる場合があり、修正には時間と人員を割く必要があります。

こうした事態に備え、定期的に突き合わせを行い、ミスがないか確認する必要があります。

データ流出のリスクがある

5つ目のデメリットは、インターネットに接続するPOSシステムには、情報データの流出リスクが伴う点です。

実際POSシステムには、ハッカーからのサイバー攻撃や悪意あるプログラムが送られるマルウェア攻撃などで、顧客情報などが流出したという事件がいくつもあります。

しかし近年は、クラウド上でデータを暗号化して保管するPOSシステムがあり、流出リスクを最小限に抑えることができます。

その他の在庫管理方法をご紹介

経営とコストのバランスを維持するために必要な在庫管理ですが、POSシステム以外で管理するメリットとデメリットを挙げておきます。

POSシステム以外では主に

• 在庫管理表に手書きで記入する
• Excelで表を作り入力

の2つ記録方法で管理されるのが主流です。

在庫管理表に手書きで記入する

まず1つ目によくある管理方法は、手書きで『仕入れ日、品目、入庫数、出庫日、出庫数、現在庫数、場所、在庫品の状態』を記入する方法です。

手書きで在庫管理するメリットは、データを入力するのとは違い、捨てたり燃やさない限り紛失する心配がなく、適切に管理することで、データのバックアップにもなることです。

一方デメリットは手間がかかり、在庫管理をする人員や専門のスタッフを雇用する必要がある点です。

その他、重複記入や記入漏れ、発注担当者へ重複して報告してしまうといったミスが起きやすくなる特徴もあります。

Excelで表を作り入力する

2つ目は手書きと同様に品目や仕入れ日の項目を作り、関数を用いて自動計算されるシートを作成する方法です。

Excelで在庫管理をするメリットは、集計やデータ管理が手書きよりも簡単という点です。

Excelで表を作れば、フォーマットに沿って入力するだけで在庫管理ができ、紙に書くよりも圧倒的に効率的です。

一方Excelで在庫管理するデメリットは、パソコンに慣れていないと操作が難しく、入力ミスやデータの上書きミスが発生しやすいという点です。

Excelの操作には一定の知識が必要で、一部の従業員に依存してしまいやすいという属人化が発生するリスクも挙げられます。

もし担当者以外が在庫管理できず、書類面に操作方法を落とし込んでいない場合は引き継ぎも難しいという事態になる可能性があります。

面倒な在庫管理はReCORE POSにおまかせ

在庫の紛失や在庫管理のミスで問題が生じている方や、倉庫の奥に眠っている商品がある方には、POSシステムで管理することが圧倒的におすすめします。

特に、顧客管理・集客・EC出品などにも問題を抱える方は、1つのツールで問題の解消と効率化を実現するPOSシステムをぜひご検討ください。

今回ご紹介するクラウド型POSシステムReCOREでは、在庫管理だけでなく、EC出品の効率化や顧客管理、集客によるリピート客獲得などが期待できる機能が多数搭載されています。

在庫管理だけでなく、社内の一元化を推進したいという方必見のPOSシステムとなっておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

在庫管理機能

ReCOREには、日頃の在庫管理を超効率化する在庫管理機能が搭載されています。

在庫管理機能には、商品に貼り付けるバーコードや価格が記載された商品ラベルを印刷する機能も搭載されているため、買取・仕入から販売までにかかる工数を大幅に削減することができます。

加えて、ReCOREでは複数の実店舗間の在庫連携を自動で行うことができます。

例えば、A店舗の在庫を確認し、B店舗へ在庫移動を実行することができます。

ReCOREには、在庫移動後の在庫履歴も確認できるため、在庫移動による在庫の紛失等のリスクを軽減することが可能です。

さらに、ReCOREではECへの在庫連動が自動化できます。

これにより、実店舗とECで在庫数がリアルタイムで自動連携されるため、手軽に実店舗とEC両方で商品の販売を行う併売を実現させることも可能です。

EC出品機能

ECへの出品を行っている方なら誰しも、「EC出品にかかる時間を削減したい」と考えた経験があるはずです。

ReCOREでは、ECテンプレート機能を搭載しているため、あらかじめテンプレートを作成しておくだけで、EC出品時に必要な商品情報の記載を最小限の工数に抑えることが可能です。

また、複数のECモールへの出品を行っている方には、複数モール同時出品機能も非常に人気の機能となっています。

複数モール同時出品機能では、Amazon、楽天市場、楽天ラクマ、ヤフオク!、yahooショッピング、ShopifyなどのモールにReCORE画面上から同時に出品を行うことが可能です。

これまでは、各モールの出品画面へ行き、1つずつ出品を行っていたという方も、この機能を活用することで、1商品につき1度の出品作業で、複数のモールへ出品できます。

顧客管理機能

ReCOREには、LINEミニアプリを利用した会員アプリ機能や、休眠顧客絞り込み機能などの顧客管理機能が搭載されています。

LINEミニアプリ機能を活用すれば、顧客はQRコードを読み取るだけで会員登録を行うことが可能です。

従来の会員登録方法としては、アプリをダウンロードして、ログインID、パスワード、個人情報を入力して、ログインするというかなりの工数が必要でした。

しかしながら、LINEミニアプリ機能では、顧客のLINE上にすでに個人情報が入力されているため、顧客はQRコードを読み取るだけで、会員登録が実行できます。

さらに、店舗で配布されたポイントやクーポン、過去の売買履歴は全てLINE上で確認することができるため、顧客の利便性を高め、リピート客増加を実現することが可能です。

休眠顧客絞り込み機能では、1年以上店舗に訪れていない休眠顧客を絞り込んで、SMS、メール、LINEなどで店舗で使える割引クーポンや販促メッセージを送ることも可能です。

このように、ReCOREでは、顧客情報を一元管理することで、集客やマーケティング施策につなげることができるため、顧客の満足度向上だけでなく、店舗の業績最大化を実現することが可能です。

実際、ReCOREを在庫管理などに導入・活用している店舗の方々の事例はこちらから

まとめ

在庫管理業務の効率化が可能で、経営とコストのバランスを取ることが可能なPOSシステム。

これらのメリット・デメリットを踏まえ、導入の目的や業態に合わせてサービスを吟味することが必要です。

またPOSシステムの中には大きい規模の店舗や企業だけでなく、クラウド型で低コストで簡単に導入できるものもあります。

「コストが高くて、小規模な店舗じゃ導入は難しそう」とお考えの企業様も、クラウド型で最新POSシステム「ReCORE」を検討してみてはいかがでしょうか？

POSシステムReCOREは大企業から中小企業、零細企業様まで様々な企業に導入されています。

本記事を読んでReCOREの導入相談についてはお問い合わせ、ReCOREについてもう少し詳しく知りたい方は資料ダウンロードをお試しください。